6 τρόποι για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας της ομάδας εξ αποστάσεως

6 τρόποι για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας της ομάδας εξ αποστάσεως

September 29, 2022 0 Von admin
6 τρόποι για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας της ομάδας εξ αποστάσεως

Η απομακρυσμένη εργασία σημαίνει μεγάλη αυτονομία και ελευθερία στον τρόπο εργασίας. Είστε συχνά ελεύθεροι να επιλέξετε ποιες ώρες εργάζεστε, μερικές φορές πού εργάζεστε και πώς θα κάνετε τη δουλειά σας. Αλλά η απομακρυσμένη εργασία δεν σημαίνει απαραίτητα ότι εργάζεστε μόνοι. Πιθανότατα είστε μέλος μιας ομάδας, πράγμα που σημαίνει ότι συμβάλλετε στους γενικούς στόχους της εταιρείας.

Και αν είστε μάνατζερ, είναι στο χέρι σας να βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της ομάδας κάνει τον ρόλο για την επίτευξη αυτών των στόχων. Όταν κάποιος δεν εκτελεί τις εργασίες του εγκαίρως, η ροή εργασιών της ομάδας σας θα επιβραδυνθεί—ίσως και να σταματήσει. Και είναι στο χέρι σας να βοηθήσετε να «ξεκολλήσουν» τα πράγματα.


Έτσι σε μια απομακρυσμένη ομάδα, τι μπορούν να κάνουν οι άνθρωποι για να βελτιώσουν τη ροή εργασίας της ομάδας και να αφαιρέσουν τα σημεία συμφόρησης;

6 τρόποι για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας της ομάδας εξ αποστάσεως

1. Προσδιορίστε τα σημεία συμφόρησης

Ένα σημείο συμφόρησης μπορεί γενικά να οριστεί ως οτιδήποτε επιβραδύνει μια εργασία ή διαδικασία, εκτρέπει χρόνο και πόρους σε λιγότερο χρήσιμες επιδιώξεις ή εμποδίζει μια εργασία ή έργο να προχωρήσει ή να ολοκληρωθεί.

Υπάρχουν μερικά κοινά σημεία συμφόρησης είτε εργάζεστε σε γραφείο είτε είστε 100% απομακρυσμένοι. Αυτά περιλαμβάνουν:

  • Διαθέτοντας ανεπαρκή, ξεπερασμένα ή λιγότερο χρήσιμα εργαλεία ή λογισμικό
  • Προσωρινά, απροσδόκητα τεχνολογικά ζητήματα, όπως διακοπή ρεύματος, επιβράδυνση ή επιβράδυνση της υπηρεσίας Διαδικτύου, χαλασμένο ή κακόγουστο λογισμικό διαδικτυακής διάσκεψης κ.λπ.
  • Εσφαλμένη επικοινωνία των προσδοκιών ή μη σαφής ως προς τον στόχο ενός έργου ή μιας εργασίας
  • Δεν έχουν πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες
  • Έχοντας ένα άτομο να είναι υπεύθυνο για πάρα πολλά
  • Πάρα πολλές συναντήσεις όπου ο στόχος δεν είναι να βοηθήσετε να προχωρήσετε σε εργασίες και έργα

2. Μάθετε τι μπλοκάρει την ομάδα σας

Ο καλύτερος τρόπος για να καταλάβετε τις διαταραχές στη ροή εργασίας της απομακρυσμένης ομάδας σας είναι να τους ρωτήσετε!

Σε μια δεδομένη μέρα, τι τους βγάζει εκτός πορείας; Πού κλείνουν το τηλέφωνο; Ποιες είναι οι μεγαλύτερες ερωτήσεις τους σχετικά με το πώς «λειτουργούν» τα πράγματα γύρω από το «γραφείο»; Σε ποιες πληροφορίες επιθυμούν να έχουν πρόσβαση; Ποια τεχνολογία χρησιμοποιούν που είναι ξεπερασμένη ή αναξιόπιστη; Τι εργαλεία εύχονται συνεχώς να έχουν;

Πότε να αυτοί αισθάνεστε σαν το σημείο συμφόρησης να κρατάει κάτι; Ποιοι θεωρούν τους μεγαλύτερους εμπόδια στην παραγωγικότητά τους;

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να διατυπώσετε αυτές τις ερωτήσεις και ορισμένες ερωτήσεις που είναι ακόμη πιο επίκαιρες ή συγκεκριμένες για την ομάδα σας μπορεί να σας βοηθήσουν εντοπίστε τις βασικές αιτίες των συμφορήσεων στη ροή εργασίας σας.

3. Εκκαθαρίστε τα μπλοκ

Ξεκινήστε με μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών για να ζητήσετε από τα μέλη της ομάδας να συζητήσουν τι τους εμποδίζει (ή ολόκληρη την ομάδα) να ολοκληρώσουν μια εργασία ή ένα έργο. Η παροχή στους ανθρώπους ενός ασφαλούς χώρου για να συζητήσουν τις προκλήσεις τους μπορεί να τους βοηθήσει να συνδεθούν με την ομάδα και να προσκαλέσουν άλλα μέλη της ομάδας να προσφέρουν λύσεις που έχουν λειτουργήσει για αυτούς.

Μερικοί συνάδελφοι μπορεί να έχουν βιώσει τις ίδιες προκλήσεις και μπορούν να μοιραστούν πώς τις ξεπέρασαν. Άλλοι έχουν μια τυχαία γνώση που δεν ήξεραν ότι θα ήταν χρήσιμο να μοιραστούν. Αυτή η πληροφορία θα μπορούσε να σώσει το μπλοκαρισμένο άτομο αμέτρητες ώρες και απογοήτευση.

Και μερικές φορές, μας βοηθά να εντοπίσουμε πότε α πρόσωπο είναι στην πραγματικότητα το σημείο συμφόρησης, το οποίο σας επιτρέπει να εξετάσετε τις ευθύνες τους και είτε να αλλάξετε τα πράγματα για να ελευθερώσετε χρόνο είτε να προσλάβετε νέα ταλέντα για να μειώσετε τις ευθύνες.

Εάν η τεχνολογία ευθύνεται για ορισμένους από τους αποκλειστές σας, ξεκινήστε να ερευνάτε άλλες επιλογές για λογισμικό, εφαρμογές ή προγράμματα για να αντικαταστήσετε εκείνα που δεν λειτουργούν καλά για την ομάδα σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δοκιμάσετε πολλές επιλογές προτού αποφασίσετε ποιες λειτουργούν καλύτερα για την ομάδα σας.

4. Αποτρέψτε τη δημιουργία νέων σημείων συμφόρησης

Με την εκκαθάριση των παλιών σημείων συμφόρησης, το επόμενο καθήκον σας είναι να διασφαλίσετε ότι δεν θα δημιουργηθούν νέα.

Ξεκινήστε δημιουργώντας σαφείς προσδοκίες σχετικά με την απόδοση του προσωπικού. Πώς θα μετρήσετε την παραγωγικότητα ή την αποτελεσματικότητα; Δηλώνοντας τι, πότε και πώς μετράτε την απόδοση θα βοηθήσει το προσωπικό να βελτιώσει τις διαδικασίες του για να βεβαιωθεί ότι δεν προκαλεί συμφόρηση στη ροή εργασίας. Και σας βοηθά να προσδιορίσετε πότε η ροή εργασίας είναι απενεργοποιημένη και σας δίνει την ευκαιρία να βρείτε λύσεις.

Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια κεντρική τοποθεσία για την επικοινωνία διεργασιών και διαδικασιών. Αυτό βοηθά τους ανθρώπους να λάβουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λύσουν μόνοι τους προβλήματα και να διατηρήσουν τη δουλειά τους σε ροή. Ομοίως, επενδύστε σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου και συνεργασίας, ώστε η ομάδα να γνωρίζει πού βρίσκεται κάθε έργο και ποιος εργάζεται σε τι.

5. Αγκαλιάστε την Ασύγχρονη Επικοινωνία

Ένα από τα χαρακτηριστικά της εργασίας σε μια απομακρυσμένη ομάδα είναι ότι οι επικοινωνίες συχνά δεν είναι στιγμιαίες. Το προσωπικό δεν μπορεί απλώς να πάει στο γραφείο σας για να κάνει μια ερώτηση και τυχαίες συναντήσεις στην αίθουσα διαλειμμάτων δεν συμβαίνουν ποτέ.

Οι επικοινωνίες πραγματοποιούνται συχνά μέσω email και άμεσων μηνυμάτων, κάτι που απαιτεί προγραμματισμό και μπορεί να χρειαστεί «λίγος χρόνος» για να γίνει μια συνομιλία. Αλλά αυτό είναι εντάξει—ακόμα και αναμενόμενο—σε μια απομακρυσμένη ρύθμιση εργασίας και Η ενσωμάτωση ασύγχρονων επικοινωνιών μπορεί πραγματικά να επιταχύνει τη ροή εργασίας.

Όταν το προσωπικό γνωρίζει ότι θα χρειαστεί λίγος χρόνος για να λάβει μια απάντηση, γνωρίζει ότι είναι ελεύθερος να εργαστεί σε μια διαφορετική εργασία. Αυτό εμποδίζει τη δημιουργία σημείων συμφόρησης σε άλλα έργα. Και δίνει τη δυνατότητα στον παραλήπτη του μηνύματος να μην τα παρατάει για να απαντήσει σε ένα email, δίνοντάς του τον χρόνο που χρειάζεται για να κάνει βαθιά δουλειά και να συνεχίσει να είναι παραγωγικός.

6. Προγραμματίστε τα ζωντανά check-in

Αν και οι ασύγχρονες επικοινωνίες είναι απαραίτητες σε μια απομακρυσμένη εργασία, ένας άλλος τρόπος βελτίωσης της ροής εργασιών είναι μέσω των σύγχρονων check-in με το προσωπικό. Είτε είναι μία φορά την εβδομάδα είτε μία φορά το μήνα, οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο (ή ζωντανές αλλά απενεργοποιημένες οι κάμερες) μπορούν να κρατήσουν τα πράγματα ομαλά. Επί πλέον, Τα check-in δίνουν στους εργαζόμενους την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις και να λάβουν διευκρινίσεις. Σας δίνει επίσης την ευκαιρία να ρωτήσετε πώς πάνε τα πράγματα, να βεβαιωθείτε ότι δεν αντιμετωπίζουν προκλήσεις και να εφαρμόσετε τυχόν αλλαγές, εάν υπάρχουν.

Επίσης, προγραμματίστε μια τακτική συνάντηση με ολόκληρη την ομάδα σας, ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να κάνουν check-in, να κάνουν ερωτήσεις και να ενημερώνουν ο ένας τον άλλον για το πού βρίσκονται τα πράγματα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή συμφόρησης πριν δημιουργηθούν. Για παράδειγμα, εάν κάποιος πηγαίνει διακοπές, η ειδοποίηση της ομάδας επιτρέπει στους συναδέλφους να προσαρμόσουν τη διαδικασία τους, ώστε οι εργασίες να μην αναστέλλονται για μία εβδομάδα ή περισσότερο.

Κρατήστε τα πράγματα να ρέουν

Ενώ η απόδοση ενός ατόμου μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στην ομάδα σας, συχνά είναι οι διαδικασίες, οι διαδικασίες ή η τεχνολογία που επιβραδύνουν τα πράγματα. Αφιερώνοντας χρόνο για να κάνετε δημοσκόπηση στην ομάδα σας σχετικά με τις προκλήσεις της και δίνοντάς της τα εργαλεία για να τις ξεπεράσει, θα διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας θα συνεχίσει να παράγει την καλύτερη δουλειά της και δεν θα μείνει πίσω.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ηγεσία μιας απομακρυσμένης ομάδας, ανατρέξτε στα Q και A’s μας.

Μάθε περισσότερα

Από την Brie Weiler Reynolds | 29 Αυγούστου 2022 | Κατηγορίες: Απομακρυσμένη Διαχείριση